総務職の職務経歴書

3-22 総務職の職務経歴書はこう書け！

守備範囲が最も広い職種だけに、書き方に工夫が必要

応募先企業での必須条件プラスαをPR

総務職は最も守備範囲が広い職種と言えます。

庶務から株主総会運営、ISO取得までが典型例であり、また現在では更に社内SE的な役割を任されたり、人事や経理、法務を包含している場合も多く見られます。

「社内で引き受け手のない業務は、全て総務の範疇」といわれるくらい、ますますオールラウンダーとしての力が求められると言えるでしょう。

総務職の募集といっても、単に庶務や雑用をこなすための求人であれば、この世代である必要はありませんので、中高年ゆえの豊富な経験とスキルを前面に出すことが大事になります。

求人情報にある業務内容をしっかりと読み解いて、入社したら何をしなければならないか、を念頭に置いておかないといけません。

たとえば、必須条件として「●総務・株式実務経験10年以上、●取締役会、株主総会の運営経験、●契約書の作成及びリーガルチェックの経験」とあれば、次ページの実例のように、この順番に沿って業務内容を記述していきます。

この必須条件を十二分に満たしていることをPRすると共に、人事や経理、経営企画といった領域の経験があれば、これらの経験やスキルを追加して、守備範囲の広さをPRします。

これとは逆に、「固定資産・リース資産管理」の経験や実績を分厚く書いてしまったら、明らかに焦点がズレてしまうことはおわかりでしょう。

なお、求人情報から必須条件等がはっきりと見えにくい場合は、その業界研究・企業研究をしっかりと行い、総務として何をすべきかという点から予測して書くしかありません。

たとえば、零細企業ならば、総務だけでなく経理や人事の役割もあれば売りになるでしょうし、個人客向け事業を展開していれば、プライバシーマークの取得経験などが売りになるといった感じです。

具体的な作成のポイントですが、総務業務は多岐に渡りますし、またこの年代ですから経験業務は非常に多いことでしょう。

しかし、それを漏れなく詳細に書いていると、ボリュームも多くなり過ぎ、非常に見づらくなります。

経験業務が多いからこそ、実例のように、体言止めで端的に箇条書きに書く、応募先企業の求めているものに沿って配置する、というのがベストです。スタイルですが、この世代の総務職であれば、ボリュームを抑えるために、「キャリア式」を用いるのも有効ですが、実例のように「編年式」でも書き上げることは可能です。

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総務職の職務経歴書サンプル

47歳男性。大学卒業後から通算25年の間、総務人事畑一筋で3社を経験。

今回は総務・法務マネージャー候補への応募。

ここがポイント！

①「職務要約」

・3社の勤務経験がありますから、「一気通貫記述法」を用いて書き、「IR、株主総会といった株主対策や内部統制、ISO、コンプライアンスの徹底」といった、応募先企業の求めるものを前面にPRするのは、非常に有効です。

②「職務詳細」

・業務が多岐に渡る総務職で「編年式」を用いる場合は、ダラダラと書かずにコンパクトにまとめていくことが大事です。

・このように経験業務を体言止めで端的に並べていくと、非常に見やすくてわかりやすいです。

・経験した人事労務業務も後半に盛り込んでおくことで、守備範囲の広さをPRできます。

③「貴社で活かせるスキル・経験」

・応募先企業で求めているものに絞って、その順に並べていくことがポイントです。

・このように経験業務の後に経験年数を付与することにより、その経験の豊かさをPRできます。

④「自己PR」

・上場企業での株主対策の大変さやコンプライアンス遵守の姿勢を盛り込むことで、充分に応募先企業にマッチしたPRとなっています。

・フットワークの軽さ、組織マネジメント力も応募者の売りであり、多面的な魅力をPRすることに成功しています。