3-16 事務職の職務経歴書はこう書け!

 

特筆したスキルや経験がない人こそ、工夫が必要

 

年季が入った分だけ、PRできることは必ずある

 

 

 

 

事務職で長年働いてきたけれども、自分には何ら特別なスキルや経験もないし、何をどう書いていいのかわからない、という相談を私はよく受けます。

 

確かに受け身の業務ですし、業績を数字では表しにくい職種ですから、なかなかうまく表現しづらい気持ちはよくわかります。

 

「業務フォローの見直し・改善を企画・立案し実現させた」、「業務ソフトの導入を図り、業務効率を約20%向上させた」、「若手社員の育成担当で延べ50人の社員を育てた」といった輝かしい実績があれば、そのまま書けばいいでしょう。

 

しかし、多くの人はそういった経験がありません。

 

この場合は、年齢相応の「安心感・安定感」をPRするようにしましょう。

 

「事務なんて若い娘でいいんだ」とうそぶく企業経営者が多くいますが、その一方で「茶髪でギャル語の若い事務員なんて怖くて採用できない。

 

大事なお金も顧客も扱うのだから、安心して仕事を任せられる中高年がいい」という企業も多いのです。

 

これで違いを明確に出さないと、同じレベルならば、活気があってフットワークの軽い方がいい、という流れになってしまいます。

 

その他にも、電話応対や来客応対に始まり、データ入力、書類作成といったパソコン作業、DM作成、ホームページ制作などのマーケティング業務に携わったなど、自身が経験してきた業務の幅の広さをPRするのも非常に有効です。

 

そしてその企業独自の業務で説明が難しいものは別として、たとえば一般的な事務職の仕事の一環である「電話対応」、これはそのまま書けば事務職の世界では間違いなく通じます。

 

ただし、職務経歴書作成時にはこれだけで終わらず、一日100件の電話応対をした、といった定量的な表現や、その電話の内容、たとえばハードクレームが大半を占めた、などの中身の詳細を述べることが重要になってきます。

 

下記の実例のように、長年培ってきたファイリング、整理整頓力を自分の一番の売りにして、ともすると凡庸になりがちな事務職の職務経歴書の中で、自身の特色を鮮明に出すのも非常に効果的です。

 

いずれにせよ、この世代は自身の豊富な経験やこの経験に基づいた独自の売りを前面に出すこと、これに尽きます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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事務職の職務経歴書サンプル

短大卒業後、約18年4か月間、3社にて一貫して事務業務に従事してきた38歳女性。今回は同じく一般事務職への応募。

ここがポイント!

 

①「職務要約」

・18年超と職歴が長いために、「一気通貫記述法」を用いて、コンパクトにまとめます。後半に自身の強みを盛り込んで、採用人事が最初に目にするこの項目で、先回りしてPRしておきます。

 

②「職務詳細」

・「・見積書・納品書・請求書の作成・発送(約1,000件/月)」というように、大量の処理件数の経験があればそれを盛り込んで、業務処理能力をPRするのは効果的です。

 

③「貴社で活かせるスキル・経験」

・貴社で活かせるスキル・経験にて、自身の最も自信がある「ファイリング術」を最上位に配置するのは、売りに一貫性が出て際立ちます。

 

④「自己PR」

・一般事務職に役立つ「整理整頓力」、「ミスをしないためのノウハウ」、「単純な業務でも集中力を維持できること」と3つタイトル出しして、その詳細説明を入れることで、一般事務職としてミスなく確実に処理してくれることを期待させます。

特に「整理整頓力」はこの応募者の一番の売りなので、ここで強力にPRします。

 

⑤「特記事項」

・採用人事が間違いなく懸念する長期ブランクをフォローしておくのは、非常に有効です。

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